Remplir l’objectif de maîtrise des coûts grâce à l’automatisation
D’après l'étude AgileBuyer sur la fonction achats*, la réduction des coûts reste la première priorité des directions achats. En effet, 72% des personnes interrogées déclarent que la réduction des coûts demeure leur objectif n°1. D’ailleurs, 56% des répondants de l’enquête confirme que les économies réalisées sont encore le principal indicateur de performance de la fonction achats.
Pour parvenir à atteindre cet objectif de réduction des coûts, les directions achats privilégient plusieurs axes de travail, parmi lesquels le développement d'outils collaboratifs (48%) ou l'automatisation de certaines taches (36%). Les logiciels de gestion dématérialisée du travail temporaire, comme la plateforme web PilOTT, intègrent un certain nombre de fonctionnalités permettant de maîtriser ses coûts.
Un acheteur souhaite avant tout fiabiliser les données qu’il reçoit de la part de ses fournisseurs. L’automatisation des processus administratifs permet de supprimer les risques d’erreur. Les outils de dématérialisation tels que PilOTT intègrent l’ensemble des processus de gestion, de l’expression du besoin au contrôle de la facturation. La centralisation des données générées par l’activité de travail temporaire permet d’éviter les mauvaises surprises au moment de la facturation finale par le rapprochement des factures émises par les fournisseurs avec les informations de pré-facturation renseignées par l’entreprise utilisatrice.
L’automatisation au service des autres leviers de la performance achats
Même si la performance de la fonction achat est prioritairement mesurée à travers la maîtrise des coûts, d’autres indicateurs sont de plus en plus pris en compte comme la contribution au chiffre d’affaires, la réactivité, le cash, les risques contractuels, l’innovation, la RSE (Responsabilité Sociale des Entreprises) et les risques réputationnels.
L’automatisation de l’ensemble du processus de gestion de l’intérim amène la dématérialisation des documents administratifs échangés, une économie de papier qui réduit considérablement l’empreinte écologique des activités de gestion.
Le recours au travail temporaire est encadré par une règlementation très stricte, d’où un risque juridique et financier élevé qui nécessite un contrôle et un processus de validation rigoureux. Avec une plateforme comme PilOTT qui automatise les processus administratifs, ce risque est limité par les alertes automatiques qui se déclenchent en cas de non-respect de la réglementation.
Grâce aux outils de gestion dématérialisée comme PilOTT, tous les interlocuteurs métiers ont accès en temps réel aux documents dont ils ont besoin. L’automatisation des processus documentaires, comme la signature électronique, garantit la traçabilité des échanges. Ajoutée à cela l’intégration des contraintes règlementaires liées à l’intérim, et c’est l’ensemble du processus de gestion qui se voit sécurisé.
Dans un environnement économique mouvant, les entreprises utilisatrices de travail temporaire doivent faire preuve de réactivité Les acheteurs doivent donc pouvoir s’appuyer sur un outil qui les aide à être plus agiles dans le pilotage de la relation avec leurs fournisseurs. PilOTT propose des tableaux de bord permettant de faciliter ce suivi.
Au-delà de la maîtrise des coûts, l’automatisation des processus grâce aux logiciels de dématérialisation sécurise les relations avec les fournisseurs, assurant ainsi une meilleure qualité de service.
*8e édition de l'étude AgileBuyer "Tendances et priorités des départements achats pour 2018"
