Des besoins d’optimisation face à des contraintes fortes
L’intérim est marqué par une relation tripartite entre l’entreprise utilisatrice d’intérim, l’agence de travail temporaire et le travailleur temporaire. Cette relation fait l’objet de nombreux échanges lors des différentes étapes de gestion, de la commande à la facturation, correspondant à des processus administratifs souvent complexes et chronophages. Ce qui implique une charge documentaire d’autant plus lourde que le volume d’intérimaires est important : CVs, contrats, relevés d’heures, factures…
Le pilotage du travail temporaire au sein d’une entreprise nécessite également une grande agilité car les besoins de celle-ci fluctuent sans cesse en fonction de l’activité commerciale. Tous les interlocuteurs faisant partie du processus de gestion doivent donc être très réactifs pour pouvoir garder leurs indicateurs sous contrôle. Le volume de travail temporaire impacte le budget consacré à ce type de ressource qui a lui-même des conséquences sur la performance économique de l’entreprise.
La lourdeur des processus administratifs entraîne des flux d’informations multiples provenant des entreprises, des agences et des intérimaires. Pour que l’entreprise réussisse à atteindre ses objectifs, dans le strict respect de la réglementation en vigueur, la fiabilité de ces informations est plus que vitale. La dernière étude MARKESS* indique d’ailleurs que la sécurité des informations et la traçabilité des flux documentaires est une préoccupation majeure pour 1 décideur sur 2.
Une simplification des processus grâce à la dématérialisation
L’automatisation libère les RH d’une grande partie de la gestion administrative du travail temporaire en dématérialisant l’ensemble des processus documentaires. L’avantage d’un outil de gestion dématérialisée tel que PilOTT, en mode SaaS, est qu’il permet de gérer toutes les étapes du processus intérim, de l’expression du besoin au contrôle de la facturation. Il centralise les données émanant de l’interne et des fournisseurs et fluidifie les échanges entre les interlocuteurs en leur offrant un accès en temps réel à tous les contenus archivés de manière électronique. En conséquence, ce système simplifie le contrôle et la validation des processus documentaires.
Le pilotage de l’activité est ainsi grandement facilité. Chaque interlocuteur dispose de tous les indicateurs nécessaires et devient autonome dans le suivi du travail temporaire par le biais de reportings personnalisables comme sur la plateforme PilOTT.
L’automatisation des processus RH sécurise l’information en évitant les doubles saisies et permet une traçabilité des échanges, qui, associée à l’intégration des contraintes législatives du travail temporaire, permet la maîtrise du risque juridique. La fluidité de l’ensemble des processus est garantie.
La transformation digitale de la gestion du travail temporaire fait partie de l’évolution globale de la fonction RH qui tend à restreindre la part des tâches administratives à faible valeur ajoutée pour consacrer davantage de ressources au pilotage de la stratégie sur le long terme et à la gestion des talents.
*selon l’étude MARKESS de 2017, 70% des décideurs RH et SIRH interrogés déclarent que l’automatisation des processus RH est le principal enjeu à relever d’ici 2020
**étude MARKESS 2017 : « 6 tendances clés au cœur des stratégies RH digitales d’ici à 2020 »
