Relevés d’heures : un pilier essentiel de la gestion intérimaire

Rappel : qu’est-ce qu’un relevé d’heures ?

Le relevé d’heures est un document (papier ou numérique) permettant de comptabiliser le temps de travail réellement effectué par un salarié intérimaire. Il détaille les heures d’arrivée, de départ, les pauses, les heures supplémentaires, et parfois les absences ou jours fériés. Les salariés intérimaires sont payés au nombre d'heures effectuées lors de leurs missions. 

Généralement validé chaque semaine, ce document est signé par l'entreprise utilisatrice et sert de base pour établir la paie de l’intérimaire et la facturation du client, ce qui en fait un document essentiel.

Un outil essentiel pour la transparence et la conformité entre intérimaires, agences ETT et entreprises

Le relevé d’heures est un élément central dans la relation tripartite entre l’intérimaire, l’agence de travail temporaire (ETT) et l’entreprise utilisatrice. Il garantit une traçabilité claire et une gestion rigoureuse du temps de travail.

Il permet :

• à l’intérimaire, d’avoir l’assurance d’être rémunéré conformément aux heures réellement effectuées,
• à l’agence, de sécuriser le traitement de la paie et d’émettre une facturation exacte auprès de l’entreprise,
• à l’entreprise, de disposer d’un justificatif fiable, en cas de contrôle ou de litige, et de s’assurer d’une rémunération conforme à la prestation fournie.

Par ailleurs, ce document constitue un gage de conformité réglementaire, notamment en matière de respect du temps de repos, de la durée maximale de travail ou des obligations en cas d’heures supplémentaires.

Les enjeux pour les agences d’intérim

La gestion des relevés d’heures constitue un véritable défi organisationnel pour les agences d’intérim. Elle implique plusieurs étapes clés, souvent chronophages et parfois sources d’erreurs :

• collecte et traitement rapide des données : qu’elles proviennent d’un système de badgeuse, d’une fiche papier remplie par l’intérimaire ou d’un autre support, les données doivent être récupérées et traitées dans des délais courts,
• fiabilité des informations : il est essentiel de vérifier que les heures transmises sont exactes, en les comparant aux éléments prévus (planning, contrat, etc.),
• intégration dans les outils de paie et de facturation : une vigilance particulière est requise pour éviter l'intégration de données erronées (erreurs de saisie, doublons, oublis…), ce qui aurait des impacts sur la paie, la facturation ou la relation client.

L’optimisation des ressources en entreprise

Certaines entreprises disposent d’un système de Gestion des Temps et des Activités (GTA), qu’il soit physique (sur site) ou dématérialisé (en ligne). Cet outil joue un rôle clé dans l’optimisation de la gestion du temps et des ressources, en particulier dans le cadre de la gestion des intérimaires.

Grâce à ce dispositif, l’entreprise peut :

• Quantifier précisément le temps passé sur un projet, une mission ou un poste, ce qui facilite la budgétisation et le suivi des coûts entrainant une meilleure affectation des ressources, une évaluation plus fine de la rentabilité des missions et une aide à la prise de décision stratégique.
• Limiter les erreurs de saisie manuelle, souvent sources de litiges ou de retards de traitement. Le pointage automatisé garantit une plus grande fiabilité des données et renforce la confiance entre l’entreprise, l’agence d’intérim et l’intérimaire.

En complément d’un outil comme PilOTT, l’intégration des données issues de la GTA permet d’automatiser le traitement des relevés d’heures, de fluidifier la validation côté entreprise et d’accélérer la facturation. C’est un véritable levier de performance pour les équipes RH et opérationnelles.

Digitalisation : des relevés plus fiables, plus rapides et mieux gérés avec PilOTT

PilOTT accompagne les entreprises dans la digitalisation de la gestion des intérimaires, en particulier sur le traitement des relevés d’heures. Grâce à sa plateforme collaborative, PilOTT simplifie et fiabilise chaque étape du processus, tout en renforçant le partenariat entre les entreprises utilisatrices et les agences de travail temporaire.

PilOTT permet notamment de :

• Centraliser l’ensemble des relevés d’heures dans un seul outil
• Suivre en temps réel le statut de chaque relevé : en attente, validé, envoyé, etc.
• Paramétrer les règles de paie selon les spécificités de chaque entreprise
• Calculer automatiquement les heures à partir des données du contrat de mission
• Transmettre automatiquement les relevés d’heures validés aux agences d’intérim
• Suivre précisément les heures travaillées, avec une meilleure traçabilité
• Sécuriser l’archivage des relevés, accessibles à tout moment
• Offrir un portail partagé pour un accès facilité aux données, tant pour l’entreprise que pour les agences
• Réduire le temps de traitement pour les équipes RH, opérationnelles et administratives
• Limiter les erreurs grâce à l’automatisation et aux contrôles intégrés

PilOTT n’est pas seulement une solution de gestion. C’est un outil pensé pour optimiser la performance de votre organisation, renforcer la transparence et améliorer la fiabilité de vos échanges avec les agences et les intérimaires.